Apa Itu Invoice? Seberapa Penting Invoice Dalam Transaksi Bisnis?

Tahukah anda mengenai definisi invoice? Apa sebenarnya invoice itu? Bagi orang awam, kata invoice memang kurang familiar. Mereka lebih sering menyebutnya dengan istilah kuitansi atau faktur. Namun bagi perusahaan, invoice adalah sebuah dokumen atau berkas yang sangat penting. Kehadirannya Begitu penting dalam suatu kegiatan ekonomi.

Sumber : https://pixabay.com/illustrations/euro-bill-currency-ball-round-447209/

Berdirinya suatu perusahaan tentu bertujuan untuk mendapatkan keuntungan atau laba. Maka dari itu kehadiran invoice sangat dibutuhkan untuk mendukung tujuan ini. Invoice adalah dokumen yang berisi catatan atas berbagai barang atau jasa yang telah dipesan atau dibeli. Sekilas memang mirip seperti kuitansi. Namun apakah benar – benar sama persis dengan kuitansi?

Pada umumnya invoice dibuat rangkap tiga. Adapun maksud dan tujuan dari dibuat dalam tiga lembar tersebut adalah : diberikan pada pembeli yang sudah melunasi pembayarannya, diperlukan untuk bagian keuangan, yang terakhir diperlukan sebagai arsip penjualan. Sebagai catatan, invoice juga menjadi dokumen sah yang digunakan untuk bukti pembelian secara kredit. Hal ini yang menjadi pembeda antara invoice dengan kuitansi.

Sumber : https://pixabay.com/photos/files-paper-office-paperwork-stack-1614223/

Selain itu invoice juga memiliki beberapa jenis. Berbagai jenis invoice ini akan lebih menjadi pembeda antara invoice dengan kuitansi. Adapun jenis – jenis invoice adalah sebagai berikut :

  1. Invoice biasa
    Invoice biasa inilah yang sering disebut mirip dengan kuitansi. Karena dalam invoice biasa, item – item yang dimuat hanya beberapa saja, tidak mendetail. Sehingga invoice biasa ini juga sering disebut sebagai invoice sederhana. Karena sederhana, penggunaannya pun untuk transaksi – transaksi yang sederhana saja. Adapun item – item yang dimuat dalam invoice biasa ini adalah sebagai berikut : daftar barang yang dipesan, harga barang yang dipesan, total harga barang yang dipesan.
  2. Invoice Proforma

Dalam definisi invoice proforma, invoice adalah sebuah tagihan sementara yang diserahkan sebelum pemberian barang secara keseluruhan. Dengan kata lain, invoice ini merupakan pengganti sementara, karena barang dari penjual dikirimkan secara bertahap kepada pembeli. Adapun invoice proforma ini, nantinya akan diserahkan lagi oleh pembeli kepada penjual, karena barang yang dipesan belum diterima seluruhnya. Invoice proforma ini akan diganti dengan invoice yang utuh dan sifatnya tetap, apabila semua barang yang dibeli sudah diterima dengan baik.

  1. Invoice Konsuler
    Dalam pengertian invoice konsuler ini, invoice adalah bukti pembayaran khusus yang digunakan dalam perdagangan internasional. Biasanya perdagangan ini berbentuk ekspor maupun impor. Invoice jenis ini harus dilegalisasi dulu, dimana kemudian akan disahkan oleh perwakilan negara tujuan dari importir.

Sampai di sini saya yakin anda sudah mulai paham akan pentingnya invoice. Jika masih belum, mungkin anda bisa membaca ulang alenia di atas mulai dari pengertian invoice hingga berbagai jenis invoice. Baiklah, jika ulasan di atas masih kurang, saya akan menuliskan lagi beberapa hal yang akan membantu anda untuk merenungi betapa pentingnya invoice ini. Terlebih bagi anda yang bergelut di sebuah usaha yang tiap harinya selalu berhadapan dengan aneka transaksi.Sebagai tambahan, saya akan menuliskan fungsi dari invoice sebagai berikut :

  1. Untuk informasi mengenai detail barang dan jasa yang dipesan atau dibeli. Jadi di dalam invoice, terdapat macam – macam barang apa saja yang dipesan. Selain itu juga memuat harga dari tiap barang tersebut. Hal ini tentu akan sangat berguna bagi pembukuan perusahaan.
  2. Invoice adalah bukti yang sah jika terjadi kesalahan. Namanya manusia tentu tak bisa luput dari kesalahan. Invoice adalah bukti yang tepat untuk dijadikan rujukan jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau menghitung total tagihan.
  3. Sebagai rujukan untuk menambahkan transaksi. Penambahan transaksi di sini merupakan transaksi dalam pembukuan dalam kaitannya pencatatan secara urut. Jadi jika ada tambahan transaksi, invoice akan menjadi rujukan yang tepat bagi akuntan perusahaan.

Leave a Comment